Postingan ini dipersembahkan untuk Anda dalam kemitraan berbayar dengan Intuit
Alur kerja akuntansi otomatis adalah proses berbasis aturan yang menangani tugas keuangan rutin, seperti persetujuan faktur, perutean pengeluaran, dan rekonsiliasi, tanpa intervensi manual.
Mereka menghemat waktu dengan menghilangkan entri data yang berulang, mengurangi kesalahan, dan memastikan tugas berpindah melalui rantai persetujuan secara otomatis.
Dengan kontrol pemantauan dan audit yang tepat, otomatisasi memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada analisis dan strategi daripada pemrosesan administratif.
Poin-poin penting
- Otomatisasi diterapkan Tugas akuntansi yang berulang Menggunakan aturan yang telah ditentukan
- Mengurangi waktu pemrosesan dan kesalahan manual di seluruh proses keuangan
- Membebaskan karyawan untuk fokus pada analisis daripada entri data
Apa alur kerja otomatis dalam akuntansi?
Alur kerja akuntansi otomatis Mereka adalah proses digital yang menjalankan tugas keuangan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Daripada memasukkan data secara manual, mendapatkan persetujuan, atau memperbarui buku besar, perangkat lunak menyelesaikan setiap langkah secara otomatis berdasarkan pemicu dan kondisi yang Anda tentukan.
Aplikasi umum mencakup pemrosesan faktur, persetujuan pengeluaran, penjadwalan pembayaran, rekonsiliasi bank, dan prosedur penutupan keuangan. Alur kerja bekerja secara konsisten, berapa pun volume transaksinya, memungkinkan tim keuangan untuk meningkatkan skala operasi tanpa menambah jumlah pegawai administratif.
Cara mengatur alur kerja akuntansi otomatis
- Identifikasi tugas bervolume tinggi. Petakan di mana tim Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk aktivitas berulang dan berdasarkan aturan.
- Identifikasi pemicu yang jelas. Tentukan peristiwa yang memulai setiap alur kerja, seperti menerima faktur atau mencapai ambang batas pengeluaran.
- Tetapkan aturan dan ketentuan. Tentukan dengan jelas jalur persetujuan, batas toleransi, dokumen yang diperlukan, dan format data.
- Pilih alat otomatisasi. Pilih perangkat lunak yang terintegrasi dengan sistem akuntansi Anda dan mendukung aturan Anda.
- Konfigurasikan dan uji. Buat alur kerja dan jalankan batch kecil untuk memeriksa kesalahan atau langkah yang hilang.
- Bersabarlah dengan kontrol. Menerapkan log audit, izin berbasis peran, dan jalur penanganan pengecualian untuk memastikan pengawasan yang tepat.
- Pemantauan kinerja. Lacak waktu penyelesaian, tingkat kesalahan, dan kemacetan setelah alur kerja dimulai.
- Sempurnakan secara teratur. Perbarui aturan seiring perubahan kebijakan atau saat sumber data baru ditambahkan.
Diagram yang menunjukkan bagaimana sistem otomatis dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi akuntansi di seluruh proses
Bagaimana QuickBooks menggunakan pemrosesan otomatis untuk meningkatkan efisiensi
Perusahaan pengelola properti memproses pembayaran sewa lebih dari 150 penyewa setiap bulannya. Sebelumnya, tim akuntansi akan mencatat secara manual setiap pembayaran di QuickBooks, mencocokkannya dengan faktur penyewa yang benar, memperbarui status pembayaran, dan mengirimkan tanda terima melalui email. Proses ini biasanya memakan waktu sekitar 10 menit per transaksi.
Setelah menerapkan QuickBooks Online dengan feed bank otomatis dan aturan bank khusus, transaksi masuk mengalir langsung dari bank setiap hari. Saat Anda menggunakan Pembayaran QuickBooks, sistem menerapkan aturan yang mengidentifikasi pembayaran penyewa menggunakan rincian transaksi dan secara otomatis mencocokkannya dengan faktur terbuka yang benar. Setelah tim keuangan meninjau dan menyetujui usulan kecocokan, QuickBooks memposting pembayaran ke rekening penyewa yang sesuai dan Mengirim email tanda terima yang sesuai.
Hasilnya, pembayaran sewa bulanan rutin kini diproses dalam waktu kurang dari 90 detik, bukan beberapa menit. Tim keuangan kini dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola tunggakan, menganalisis tren hunian, dan meningkatkan perkiraan arus kas, dibandingkan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memasukkan data yang berulang.
Daftar periksa integrasi (untuk pemilihan perangkat lunak)
- Ini terhubung dengan aman ke sistem akuntansi atau ERP Anda melalui API atau integrasi yang disetujui
- Memetakan bidang data dasar (seperti vendor, faktur, pembayaran, akun GL, dan pusat biaya)
- Mendukung logika kondisional (misalnya aturan if-then, batas persetujuan, hierarki perutean)
- Memberikan kontrol akses berbasis peran dan memelihara log audit terperinci
- Mengirimkan peringatan tentang pengecualian, kesalahan, atau item yang memerlukan tinjauan manual
- Memungkinkan rantai persetujuan multi-level dengan eskalasi untuk respons yang terlambat
- Laporan metrik alur kerja (misalnya waktu pemrosesan, lokasi kemacetan, tingkat kesalahan)
Praktik terbaik dan kendala
- Mulailah dengan tugas bervolume tinggi dan sesuai aturan seperti persetujuan faktur atau penyerahan pengeluaran
- Jaga agar peraturan tetap sederhana dan dokumentasikan dengan jelas untuk menghindari penyesatan
- Selalu sertakan saluran penanganan pengecualian untuk item yang tidak sesuai dengan aturan standar
- Tinjau log audit secara teratur untuk menemukan kesalahan sebelum menjadi lebih buruk
- Jangan mengotomatiskan tugas yang memiliki varian tinggi atau memerlukan penilaian – peninjauan manual mungkin lebih aman
Pertanyaan yang sering diajukan tentang alur kerja akuntansi otomatis
Apakah otomatisasi benar-benar mengurangi kesalahan akuntansi?
Ya, bila dikonfigurasi dengan benar. Otomatisasi menerapkan aturan secara konsisten, menghilangkan kesalahan umum seperti pembayaran ganda, nomor yang ditransfer, dan langkah persetujuan yang terlewat. Namun, jika aturan yang ditetapkan salah, otomatisasi akan terus menjalankannya. Oleh karena itu, pengujian komprehensif dan pemantauan berkelanjutan sangat penting. Jalur audit juga akan membantu Anda melacak dan memperbaiki masalah apa pun yang muncul dengan cepat.
Bisakah usaha kecil mendapatkan keuntungan dari otomatisasi akuntansi?
tentu saja. Tim kecil sering kali melakukan tugas berulang yang sama seperti departemen besar, seperti pembuatan faktur, rekonsiliasi, dan persetujuan pengeluaran, namun dengan jumlah orang yang lebih sedikit. Otomatisasi secara dramatis mengurangi beban administratif, memperpendek siklus pembayaran, dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada perencanaan arus kas dan dukungan bisnis daripada sekadar memproses transaksi.
Bagaimana Anda memantau alur kerja otomatis untuk memastikan alur kerja tersebut berfungsi dengan baik?
Terapkan laporan dasbor untuk melacak volume pemrosesan, waktu penyelesaian, tingkat kesalahan, dan nomor pengecualian. Jadwalkan peninjauan berkala atas log audit untuk mengidentifikasi pola atau anomali. Siapkan peringatan untuk transaksi yang gagal atau aktivitas yang tidak biasa. Lakukan pemeriksaan berkala untuk membandingkan entri otomatis dengan dokumen sumber. Perbarui aturan secara instan setiap kali kebijakan atau hubungan vendor berubah.
Konten ini dibayar oleh merek yang direferensikan. Digital Trends bekerja sama dengan pengiklan untuk menyoroti produk dan layanan mereka kepada pembaca kami. Meskipun artikel ini bersifat informatif dan bukan merupakan ekspresi opini, artikel ini mencerminkan pemeriksaan fakta menyeluruh yang dilakukan oleh tim kami untuk memastikan keakuratannya. Tim kemitraan kami yang berdedikasi, bukan pengiklan pihak ketiga, membuat semua konten bermerek sendiri. Untuk informasi lebih lanjut tentang pendekatan kami terhadap konten bermerek, klik di sini.
