Konferensi Video: 10 Tips Privasi untuk Bisnis Anda

Jarak sosial dan perintah COV akan-19 beralih ke layanan konferensi video untuk bekerja. Meskipun layanan ini membantu Anda terhubung, mereka juga membuat risiko privasi dan keselamatan data baru. Beberapa petunjuk yang harus diingat sebelum menjadi hosting atau berpartisipasi dalam konferensi video online:

1. Ambil langkah -langkah untuk memastikan bahwa hanya peserta yang diundang dapat berpartisipasi dalam pertemuan Anda. Orang -orang dapat menyebutnya “zoombning ,, tetapi ini adalah masalah pada semua jenis platform: orang -orang yang tidak diundang yang muncul dalam konferensi video. Apa yang dapat dilakukan perusahaan Anda untuk mengurangi risiko? Beberapa layanan memungkinkan host untuk melindungi rapat pertemuan. Lainnya membatasi akses dengan memberikan nomor identitas yang baru untuk setiap pertemuan atau setiap peserta. untuk setiap pertemuan.
2. Manfaatkan alat lain untuk membatasi akses ke pertemuan. Layanan konferensi dapat memberi pemilik opsi untuk mengunci pertemuan setelah peserta yang diharapkan tiba dan mencegah orang lain dari partisipasi. Untuk tingkat kontrol terbesar, host dapat mengaktifkan pengaturan yang memungkinkan mereka untuk menyetujui setiap peserta yang mencoba berpartisipasi. Anda juga mungkin memiliki kemampuan untuk menghapus pengguna individu dari rapat jika diperlukan.
3. Saat Anda menghadiri rapat, kamera video dan mikrofon Anda mungkin dibuka secara default. Ingatlah bahwa para peserta dapat melihat dan mendengar Anda segera setelah mereka menghadiri rapat. Jika Anda tidak ingin berbagi suara atau video, sebagian besar layanan memungkinkan Anda untuk membungkam diri sendiri atau menutup kamera. Anda dapat mengatur pengaturan default dengan cara yang disimpan preferensi Anda untuk pertemuan berikutnya, atau – tergantung pada layanan – Anda mungkin perlu mengatur pengaturan Anda di awal setiap panggilan.
4. Periksa apakah konferensi video Anda telah disimpan. Banyak layanan memungkinkan tuan rumah untuk merekam pertemuan untuk referensi di masa mendatang. The service must show some indicators you have saved – for example, a bright red circle or the word “recording .. However, remember that even if these indicators do not appear, a meeting can be recorded. We heard the reports of video conferences shared online without the knowledge of the participants. Avoid the safest strategy, assuming that you can be saved and sharing private information through the video conference, if possible,
5. Hati -hati sebelum berbagi layar Anda. Sebagian besar layanan memiliki fungsi untuk memungkinkan Anda berbagi dengan grup di layar Anda – misalnya slide show. Namun, sebelum berbagi layar Anda, pastikan bahwa dokumen terbuka, jendela browser atau hal -hal lain di layar Anda tidak ingin orang lain lihat. Beberapa layanan memiliki opsi yang memungkinkan host untuk menutup berbagi layar atau membatasi penggunaannya untuk host.
6. Jangan buka undangan konferensi video yang tidak terduga atau klik tautan. Dengan peningkatan konferensi video, aktor jahat mengirim e -mail yang meniru undangan pertemuan atau komunikasi lain dari layanan konferensi. Untuk menambah keaslian, mereka dapat menyalin logo dan penampilan nama -nama yang akrab di tempat kerja. Namun, alih -alih membawa Anda ke konferensi, tautan ini mungkin berisi virus atau menginstal malware di komputer Anda. Penjualan aplikasi yang lebih aman adalah untuk memberi tahu staf atau pelanggan Anda bahwa ada teleconference yang direncanakan untuk jangka waktu tertentu dan bahwa mereka harus menunggu undangan dengan nama Anda. Jika mereka menerima undangan yang tidak mereka harapkan, beri tahu mereka untuk tidak membuka dan tidak mengklik tautan apa pun. Kiat lain untuk membantu membatalkan Konferensi Video Foilo: Jika Anda meminta Anda untuk mengunduh aplikasi, aplikasi atau aplikasi desktop, pastikan Anda mengunduhnya langsung dari situs web layanan atau dari toko aplikasi platform.
7. Jika privasi sangat penting, konferensi video mungkin bukan pilihan terbaik. Tidak ada layanan konferensi yang dapat menjamin keamanan informasi Anda, jadi pertimbangkan alternatifnya, terutama jika Anda perlu berbicara tentang masalah sensitif. Evaluasi apakah layanan bisnis akan memberikan lebih banyak keamanan untuk perusahaan dan pelanggan Anda daripada layanan gratis yang ditawarkan kepada masyarakat umum. Jika Anda melakukan konferensi jarak jauh dengan penyedia layanan kesehatan, berikan informasi tentang layanan Konferensi Telealth Khusus yang mungkin mencakup lebih banyak tindakan pencegahan untuk menjaga informasi tetap khusus.
8. Sebelum menggunakan layanan konferensi, periksa ketentuan dasar dalam kebijakan privasi Layanan untuk memahami cara menangani informasi Anda. Informasi apa yang dikumpulkan layanan konferensi tentang Anda? Apakah Kebijakan Privasi membatasi penggunaan informasi perusahaan Anda untuk tujuan lain daripada menyediakan layanan konferensi? Akhirnya, apakah ini membagikan informasi layanan konferensi Anda dengan pengiklan atau pihak ketiga lainnya?
9. Perbarui perangkat lunak konferensi video Anda. Ketika masalah keamanan muncul, banyak perusahaan konferensi video memperbarui perangkat lunak mereka dengan tambalan dan koreksi. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan versi bisnis Anda yang lebih baik. Tentu saja, terima pembaruan hanya langsung dari situs web Layanan.
10. Buat aplikasi konferensi video yang disukai dalam bisnis Anda. Karyawan Anda melakukan yang terbaik untuk mempertahankan efisiensi selama masa percobaan. Namun, personel yang bermaksud baik dapat secara tidak sengaja mengambil risiko data yang tepat dengan menyediakan layanan konferensi video yang tidak memenuhi standar privasi atau keselamatan perusahaan Anda atau mungkin eksternal dan mungkin merupakan perangkat lunak berbahaya. Bagikan sepuluh tip ini dengan tim Anda, buat konferensi video di seluruh perusahaan, dan tekankan perlunya memilih opsi yang lebih aman saat hosting atau berpartisipasi.